Meny
Meny
Meny
När du bokar i god tid finns som mest att välja på. Det ger dig också chans att bjuda in dina mötesdeltagare med god framförhållning. Glöm inte att i samband med anmälningar också inventera eventuella allergier eller kostpreferenser som köket behöver känna till.
När du vet vad det exakta syftet är, kan du också välja exakt rätt beståndsdelar; lämplig budget, transporter, rätt typ av mötesrum och konferenssittning, roliga aktiviteter samt passande mat och dryck.
Ju tydligare du vet vad du vill uppnå med dagen – desto större chans att du når det! Med fokus på vad du vill uppnå blir mötet relevant och effektivt, samtidigt som det blir tydligt och därför också mer givande för mötesdeltagarna.
En mjukstart, kanske i form av ett mingel över en kopp kaffe eller som en övning runt bordet, ger alla chans att landa rätt och hitta fokus för dagens arbete. Kanske fråga vilken sinnesstämning var och en befinner sig i? Eller vad de förväntar sig ha uppnått när dagen är slut?
Om alla har koll på dagens olika programpunkter, inte minst pauser, är det lättare för deltagarna att slappna av och koncentrera sig på mötet. Det kommer ju en toapaus om en kvart!
För att inte deltagarna ska sitta och skruva sig i stolarna; planera in små, korta pauser med jämna mellanrum, och ge alla chans att besöka toaletten, fylla på kaffe, kolla sin mail eller ringa ett snabbt samtal. Det är också i dessa pauser som de ack så viktiga, informella samtalen mellan deltagarna sker.
Att sitta och lyssna på en person som pratar oavbrutet i timmar kan få till och med den mest engagerade att somna. Låt agendan variera och växla mellan information, grupparbeten, mindre eller större workshops, bikupor (snabba reflektioner, två och två) och olika föreläsare för att hålla energin på topp.
Nyttja de välutrustade konferensrummens tekniska fördelar och låt din presentation ta plats med färg, form och ljud. Tänk på att innan mötet startar säkerställa att du har full koll på tekniken och hinner be konferensvärdarna om den hjälp du behöver. Lägg också lite extra energi på en väldesignad och inspirerande presentation som fyller i dina luckor – inte säger samma sak som du gör muntligen.
Kaffe, vatten och något gott att tugga på gör att alla håller sig alerta och pigga. Uppmana gärna till mer nyttigt snacks än de sedvanliga godisskålarna, till exempel ett fräscht fruktfat.
Oavsett om de aktiviteter som du väljer ska inkluderas i dagen eller avsluta arbetspasset är fysiska eller mer av själslig karaktär, är de alltid lika uppskattade av deltagarna. Backa tillbaka till mötets syfte så får du ledtrådar till vad ni ska göra. Endast fantasin sätter gränser när du väljer och vrakar mellan olika typer av tävlingar, teambyggande aktiviteter eller när målet är att upptäcka något nytt i en smakfull provning.
När man har mycket man vill få gjort och hinna med är det lätt att pressa schemat till det yttersta. När man faller i denna fälla missar man chansen att stimulera samtal mellan människor! Planera därför in gott om tid för lunch, mellan arbetsdag och middag och ett rejält tilltaget frukostpass. På köpet kommer dina deltagare att lämna mötet/konferensen med en lugn känsla i kroppen, trots en eller ett par dagars hårt arbete.
Väl på hemmaplan börjar faktiskt det verkliga arbetet. Återkoppla till alla, tacka för deras arbetsinsatser, bekräfta vad som kommer hända härnäst och skicka gärna med några härliga minnen, kanske i form av ett fotogalleri på intranätet.
